Усі документи повинні містити відомості, які узгоджуються між собою. Дані з інвойсу повинні відповідати даним у транспортних документах та документах, оформлених державними органами. Іншими словами, кожен окремий документ повинен бути частиною загальної картини, що описує вантаж з усіх боків.
Документи перевізника для міжнародних вантажних перевезень:
- комплект CMR;
- техпаспорт;
- водійське посвідчення;
- TIR/АТА-Carnet;
- дозволу (Дозволення) або книжка ЕКМТ (CEMT);
- сертифікат про пломбування;
- дозвіл ADR (при перевезенні небезпечних вантажів);
- CMR страхування;
- ліцензія перевезення вантажів;
- митне свідоцтво;
- шляховий лист.
Документи, що входять в обов'язок замовника та видаються відправником водію:
- рахунок-фактура (invoice);
- пакувальний лист;
- сертифікат походження товару;
- CMR (заповнюється відправником);
- TIR (заповнюється відправником).
Документи, що дозволяють знизити ризик під час вантажоперевезень:- договір на здійснення вантажоперевезення або довіреність на ім'я водія – зобов'язує перевізника доставити вантаж у вказане місце та видати його уповноваженій особі під розписку;
- фрахтування – укладається договір на випадок, коли разом із водієм супроводжує вантаж експедитор або інший представник, що повністю відповідає за збереження та своєчасну доставку вантажу;
- акт приймання-передачі вантажу – виписується безпосередньо водієві для повного обліку витрат на транспортування, а також контролю переміщення.
Інші документи під час вантажних перевезень:
- транзитна декларація T-1;
- декларація EX-1;
- електронна транзитна декларація (ЕТД);
- специфікація (за потребою);
- акт проведених робіт з дезінфекції або підготовки транспортного засобу для перевезення вантажів, визначених категорій.
